En vigueur depuis le 25 mai 2018, le Règlement général pour la protection des données (ci-après « RGPD ») a profondément transformé le droit numérique en Europe. Ce règlement s’applique à toutes les entreprises traitant les données personnelles dans le cadre de leurs activités, y compris les agences immobilières, et harmonise les pratiques en matière de collecte, d’exploitation, et de conservation des données.
L’objectif principal du RGPD est de protéger les particuliers contre une utilisation abusive de leurs données personnelles par les entreprises.
Dans le secteur immobilier où la collecte des données est incontournable, les agences doivent garantir leur protection afin qu’aucun tiers ne puisse y accéder sans l’accord explicite de la personne concernée. Quelles sont les obligations des professionnels de l’immobilier ?
L’obligation de transparence dans la récolte et la protection des données
Les acteurs de l’immobilier doivent informer les clients et prospects de leurs droits, et des modalités de protection de leurs données. Ils doivent savoir :
Pourquoi leurs données sont collectées ;
Si leurs données seront transférées hors Union européenne ou à un logiciel immobilier
Combien de temps leurs données seront conservées
Dans ce contexte, les professionnels doivent obtenir un consentement clair et explicite du client avant toute collecte et utilisation de ses données.
L’obligation d’information des clients et prospects
Les professionnels de l’immobilier doivent prévenir les personnes concernées en cas de fuite des données, sauf si le responsable du traitement a mis en œuvre les mesures de protection techniques et organisationnelles appropriées, pour que les données dérobées soient incompréhensibles pour toute personne n’étant pas autorisée à y avoir accès grâce au chiffrement.
Cette obligation d’information suppose également d’informer les clients en cas de piratage ou d’une attaque, mais aussi de prévenir la CNIL.
Le droit à l’oubli et la portabilité des données
Le RGPD impose aux entreprises de permettre à leurs clients ou prospects de récupérer ou modifier leurs données. Ils doivent donc leur donner le droit à l’effacement ou à l’oubli. Cette demande peut être réalisée par courrier, ou par l’envoi d’un simple message.
S’agissant du droit à la portabilité, le client ou prospect peut récupérer une partie de ses données dans un format lisible pour son usage personnel, ou pour les transmettre à un autre organisme.
Agences immobilières : comment se conformer au RGPD ?
Pour se conformer au RGPD, les agences immobilières doivent respecter plusieurs obligations :
Nommer un délégué à la protection des données (DPO) : il joue un rôle d’intermédiaire entre l’agence et la CNIL. Il supervise les traitements de données, facilite le dialogue et garantit leur sécurité ;
Mettre en place un registre d’utilisation des données : ce registre peut être demandé par la CNIL en cas de contrôle ;
Respecter les délais de conservation des données : elles doivent être supprimées dans un délai de trois ans suivant la fin du contrat, ou tous les 5 ans après leur collecte, aussi bien pour les collaborateurs que pour les prospects et clients ;
Inclure une clause relative au RGPD dans les documents officiels.
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